DOFFE AB:s integritetspolicy

1. Bakgrund DOFFE AB, nedan kallat Sobi, behandlar personuppgifter i sin dagliga verksamhet. Integritetspolicyn gäller generellt för personuppgiftsbehandlingen inom Sobi och finns till för att förklara vilken sorts dataSobi behandlar, varför och hur. Personuppgifter behandlas i Sobis administrations- och bokningssystem. Personuppgifter behandlas också i Sobis applikationer, plattformar i sociala medier och på hemsidan restaurangsobi.se (”Digitala kanaler”). Integritetspolicyn är tillämpbar på anställda, leverantörer och gäster. 2. Personuppgifter och personuppgiftsbehandling Personuppgifter är all information som direkt, eller indirekt tillsammans med andra uppgifter, kan kopplas till en levande fysisk person. Namn, telefonnummer, bilder och IP-adresser kan vara personuppgifter. Bokningar, beteenden och beställningar kan också vara personuppgifter om de tillsammans med andra uppgifter kan kopplas till en person. Åtgärder som vidtas med personuppgifter är personuppgiftsbehandling, exempelvis lagring, insamling, ändring, radering och spridning. 2.1. SÄRSKILDA KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER Sobi behandlar ibland särskilda kategorier av personuppgifter. Bland annat uppgifter om hälsa, fackförening och religiös åskådning anses tillhöra särskilda kategorier och vara extra skyddsvärda. Att hantera en bokning där någon är allergisk kräver behandling av uppgifter om någons hälsa. Sådan behandling sker endast efter samtycke. Även facktillhörighet kan behandlas i anställningsförhållanden, om det är nödvändigt inom arbetsrätten. 3. Personuppgiftsansvarig Personuppgiftsansvarig är den som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och bestämmer varför och hur personuppgifter behandlas. I detta fall är Sobi Aktiebolag personuppgiftsansvarig. I vissa fall bestämmer en annan part vilka personuppgifter som behandlas och varför. Sobi är då personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifter å dennes vägnar. Det är också möjligt att Sobi tillsammans med en tredje part är ansvarig för behandlingen. 4. Personuppgiftsbiträden För att kunna leverera sina tjänster använder sig Sobi av personuppgiftsbiträden. Det innebär att Sobi är personuppgiftsansvarig och bestämmer vilka personuppgifter som behandlas och varför, men att vi outsourcar delar av behandlingen. Det rör sig exempelvis om IT-lösningar såsom system för lagring och bokning. Sobi bestämmer då över behandlingen och ansvarar för den, men tar hjälp av andra leverantörer för att kunna leverera sina tjänster. Sobi ingår alltid personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsbiträden för att värna om en hög skyddsnivå för all data. 5. Sobis personuppgiftsbehandling Sobi och våra personuppgiftsbiträden har alltid en laglig grund för behandling av personuppgifter. Oftast är det nödvändigt för att fullgöra avtal eller men det kan även ske efter samtycke, om det krävs för att tillvarata rättsliga anspråk eller på grund av lagkrav. Sobi kan också behandla personuppgifter om det finns ett berättigat intresse. Det berättigade intresset väger då tyngre än den registrerades intresse av att Sobi inte behandlar dennes personuppgifter. Marknadsföring till gäster vi tidigare varit i kontakt med sker exempelvis efter en intresseavvägning. Som registrerade är det däremot alltid möjligt att på ett enkelt sätt motsätta sig sådan personuppgiftsbehandling. Nedan följer en överblick av Sobis personuppgiftsbehandling. Sobi strävar efter att behandla så lite personuppgifter som möjligt. Alla kategorier av personuppgifter behandlas därför inte vid varje tillfälle. Exempelvis behandlas adresser och e-postadresser inte alltid vid bokningar men det förekommer. 5.1. KOMMUNIKATION OCH ADMINISTRERING Sobi behandlar personuppgifter för administrering och kommunikation med gäster, anställda och leverantörer. Syftet är att hantera bokningar, anställningar och administrera verksamheten. Personuppgifter Namn, e-postadress, adress, telefonnummer, bokningar, matpreferenser, allergier. Laglig grund Behandlingen är nödvändig för att kunna uppfylla avtalen och tillhandahålla våra tjänster. Uppgifternas ursprung Uppgifterna kommer från den registrerade själv som lämnas till oss vid bokningar och avtalsingående. 5.2. ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDEN För att sköta administreringen och utbetalningen av löner och kontakt med anställda måste Sobi behandla anställdas personuppgifter. Personuppgifter 1. Namn, e-postadress, adress, telefonnummer, eventuella anhöriga, kontonummer, arbetsgivarintyg, lönespecifikationer, frånvaro. 2. Kontrolluppgifter, inkomstuppgifter. Laglig grund 1. Behandlingen är nödvändig för at kunna uppfylla anställningsavtal och att administrera och betala ut lön. 2. Sobi har som arbetsgivare en rättslig förpliktelse att tillhandahålla Skatteverket med anställdas kontrolluppgifter. Uppgifternas Ursprung 1. Uppgifterna kommer från den registrerade själv och lämnas till oss vid avtalsingående eller under avtalsförhållandet. Lönespecifikationer genereras i Sobis lönesystem och arbetsgivarintyg skapas av HR-avdelningen. 2. Uppgifterna kommer från lönesystemet och är baserade på vad som är registrerat mot bakgrund av den anställdes lön och arbetsgrad. 5.3. MARKNADSFÖRING Sobi använder personuppgifter för att marknadsföra sina tjänster i Digitala kanaler och genom utskick med erbjudanden och information. Personuppgifter Namn, e-postadresser, i vissa fall bilder. Laglig grund Behandlingen sker efter samtycke eller en intresseavvägning. Uppgifternas ursprung Från de registrerade själva genom anmälan till nyhetsbrev. Bilder tas ibland av Sobis fotografer. 5.4. BETALNINGAR För att hantera betalningar behandlar Sobi personuppgifter. Personuppgifter Kortnummer, fakturanummer, namn, e-postadress, telefonnummer, belopp, försäljningsställe, tid för transaktionen, detaljer om beställningen. Laglig grund För att handla med tjänster och varor och leva upp till avtal genom att få betalt eller försäkra sin egen betalning behöver Sobi hantera personuppgifter kopplade till betalningar. Uppgifternas ursprung Uppgifterna kommer från de registrerade själva vid betalning eller bokning. 5.5. GÄSTUNDERSÖKNINGAR För att förbättra sina tjänster skickar Sobi ut förfrågningar om deltagande i gästundersökningar. Personuppgifter Namn, e-postadress, svarsresultat. Laglig grund Behandlingen sker efter en intresseavvägning. Uppgifternas ursprung Uppgifterna för utskick kommer från de registrerade själva som lämnat dem till ett bolag i koncernen. Svaren på undersökningarna kommer direkt från den registrerade. 5.6. HANTERA ANSPRÅK För att hantera eventuella rättsliga anspråk såsom klagomål, reklamationer eller rättsprocesser, kan Sobi behöva behandla personuppgifter. Personuppgifter Namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, kontonummer, händelseförlopp, platsinformation. Laglig grund Behandlingen är nödvändigt för att tillgodose Sobis berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och utöva rättsliga anspråk. Uppgifternas ursprung Uppgifterna kan komma från registrerade själva men även myndigheter eller andra aktörer som försäkringsbolag. 5.7. COOKIES M.M. För att förbättra användarupplevelsen i de Digitala kanalerna kan Sobi komma att samla in teknisk data. Personuppgifter IP-adresser, cookies, webbläsarinformation, enhets-ID:n. Laglig grund Beroende på vilken sorts teknisk data som samlas in sker behandlingen antingen efter en intresseavvägning eller samtycke. Uppgifternas ursprung De registrerade själva vid användning av de Digitala kanalerna. 6. Mottagare som Sobi kan dela information med. 6.1. TJÄNSTELEVERANTÖRER För kunna tillhandahålla sina tjänster tar Sobi hjälp av olika leverantörer för bland annat IT-lösningar som nätverk, lagringstjänster och e-posttjänster. Leverantörerna får endast behandla personuppgifterna enligt Sobis uttryckliga instruktioner och får inte behandla uppgifterna för egna ändamål. Samtliga är också bundna av lag och avtal att skydda personuppgifter. 6.2. BETALNINGSMOTTAGARE OCH LEVERANTÖRER FÖR BETALTJÄNSTER Vid betalningar kan personuppgifter delas betaltjänstleverantören, betalningsmottagaren samt båda parters banker. 6.3. ÖVRIGA MOTTAGARE Sobi kan i vissa fall också dela med sig av uppgifter till andra mottagare, främst myndigheter på grund av lagkrav eller i samband med rättsliga processer. Personuppgifter kan också komma att delas med potentiella köpare och säljare till hela eller delar av verksamheten. 7. Tekniska och organisatoriska åtgärder Sobi är mån om gästers och anställdas integritet och vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter från obehörig åtkomst, ändring, spridning eller förstörelse. Bland annat finns rutiner och behörighetsbegränsningar som hindrar obehörig åtkomst. 8. Var behandlar Sobi personuppgifter? Sobis mål är att samtliga personuppgifter behandlas inom EU/EES-området. Vissa leverantörer kan dock komma att behandla personuppgifter utan EU/EES-området. I sådana fall säkerställer vi alltid att uppgifterna är skyddade och att det finns skyddsåtgärder på plats, genom avtal som kräver ställer samma krav som reglerna EU:s dataskyddsregler. 9. Hur länge sparas personuppgifter? Sobi behandlar personuppgifter så länge det finns ett förhållande med den registrerade och en tid därefter, så länge det finns en laglig grund. Om det inte längre finns en anledning att behandla personuppgifter raderas dem. 10. Rättigheter Sobi vill påminna om rättigheterna GDPR ger personer som får sina personuppgifter behandlade. 10.1. TILLGÅNG TILL PERSONUPPGIFTER Som registrerad har du rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig eller inte. Om vi gör det har du rätt att få se vilka uppgifter vi behandlar om dig genom ett registerutdrag. 10.2. RÄTTELSE Om en uppgift är fel eller ofullständig har du rätt att begära att den rättas. 10.3. ÅTERKALLA SAMTYCKE Om vi behandlar dina personuppgifter med samtycke som laglig grund för behandlingen, har du rätt att närsomhelst återkalla samtycket med framtida verkan. 10.4. MOTSÄTTA SIG BEHANDLING FÖR DIREKTMARKNADSFÖRING Registrerade har rätt att motsätta sig att personuppgiftsbehandling sker för direktmarknadsföring. Detta görs lättast genom att avregistrera sig från utskick genom att klicka på avregistreringslänken i utskicket eller kontakta oss. 10.5. RÄTT ATT KLAGA TILL TILLSYNSMYNDIGHET Den registrerade har också rätt att vända sig direkt till tillsynsmyndigheten för att klaga. Tillsynsmyndigheten ska då utreda det som skett. 10.6. MOTSÄTTA SIG BEHANDLING SOM STÖDER SIG PÅ SOBIS BERÄTTIGADE INTRESSE Som registrerad har du rätt att motsätta dig behandlar som stödjer sig på ett berättigat intresse om det finns skäl i ditt specifika fall som talar emot behandlingen. Om du motsätter dig behandlingen och det finns tvingande berättigade skäl som väger tyngre får vi dock fortsätta behandlingen. 10.7. RADERING Registrerade har rätt att begära och under vissa omständigheter så sina personuppgifter raderade. Ett undantag är om vi enligt lag är skyldiga att bevara uppgifterna. 10.8. BEGRÄNSNING AV BEHANDLING Registrerade har rätt att begära att behandlingen av dennes personuppgifter begränsas. 10.9. DATAPORTABILITET Registrerade har också rätt att få kopior på sina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Denna rätt omfattar endast personuppgifter som den registrerade själv tillhandahållit oss och den lagliga grunden antingen är samtycke eller att det finns ett avtal.